14 dic. 2010

Usando Gmail para leer el correo académico

Con esta entrada quiero comenzar una serie de pequeñas guías sobre el uso de algunas herramientas de la web 2.0 enfocadas al ámbito científico o académico. El motivo de esto es que en unos días (el 15 de diciembre) daré un seminario sobre el tema a mis compañeros (y a todos aquellos que me quieran oir). Entre las herramientas que explicaré en el seminario están: La tétrada de Google(Gmail, Google Docs, Google Reader y Google Calendar), Dropbox, Zotero o Mendeley, Twitter, ResearchGate y algún otro que no tengo decidido. Como el tiempo que dispondré en la charla es limitado, espero redireccionar los detalles a este blog, y de paso espero que le sea de utilidad a cualquiera. Y no me lío más, vamos a ver que sale de esto...

¿Por qué Gmail?
Cada día es más común usar varios ordenadores diferentes: en el trabajo, en casa, en casa de un familiar, de viaje, etc. Con este panorama es frecuente que a veces querramos consultar un correo que habíamos leído y que habíamos descargado desde nuestra cuenta académica en el ordenador de casa (con nuestro cliente de correo de toda la vida: Outlook, Eudora, Thunderbird). Pero estamos de viaje y no podemos hacerlo. Vaya lío!

Una solución es utilizar el correoweb que casi todas las instituciones académicas ponen a disposición de sus usuarios, pero por desgracia la cuota de espacio que suelen proporcionar es más bien escasa (en la Universidad de Vigo, 75 MB) y al final siempre acabas descargando el correo en un sólo ordenador, con lo que la situación de arriba es todavía posible.

Pero entonces llega Gmail, el servicio de correo de la todopoderosa Google, que nos puede sacar de más de un aprieto en situaciones muy comunes entre científicos y que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad en cualquier rincón del mundo. Si nos creamos una cuenta de Gmail, tendremos al menos 7 GB de capacidad para almacenar los correos en la nube (y por tanto accesibles desde cualquier ordenador conectado a internet). Pero lo bueno viene ahora, no necesitamos enviar/recibir los correos desde esa cuenta, podemos usar nuestra cuenta institucional o cualquier otra que tengamos, y todas juntas en una misma interfaz accesible desde cualquier lado. Con eso, unido a su gran capacidad, os aseguro que ya no tendréis que borrar correos para hacer sitio a otros.

Una de las reticencias que me he encontrado entre colegas es "pero si los correos están en la nube ¿qué pasa si me quedo sin conexión a internet? ¿no puedo acceder a ellos?". Pues sí que puedes, Gmail funciona incluso offline (instalando el plugin adecuado, Gears, en nuestro navegador y activando esta funcionalidad en la configuración) con lo que podrás seguir leyendo los correos y escribiéndolos mientras estás sin conexión. Al volver a estar conectado, los correos redactados se enviarán automáticamente. Asimismo, también puedes optar por usar el método antiguo de descargar los correos con un cliente (Gmail tiene soporte para POP3 e Imap) siempre y cuando dejes copia en el servidor (para no perder la ubiquidad de tus correos).

El el siguiente videotutorial, os muestro donde están las opciones para configurar Gmail con vuestro correo, así como alguna de las opciones más curiosas que podéis configurar. Espero que os sirva para algo.




A mayores, os dejo esta maravillosa presentación de diapositivas realizada por Ana Romano, una asesora de tecnologías educativas. Con esta presentación conoceréis los aspectos básicos para la creación de una cuenta de Gmail y la configuración para añadir vuestras otras cuentas para gestionarlas por Gmail.

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